Sådan arbejder vi med filer (struktur, navngivning mv.)

Den ultimative dovenskab er at have orden i sine ting – så skal man ikke bruge unødig energi på at lede efterfølgende. Med det in mente har jeg henover årene forfinet, hvad jeg mener er den bedste måde at strukturere sine filer og mapper på. Det er måske et kedeligt emne – men unægteligt et relevant ét, da vi alle arbejder med filstrukturer på hver vores måde.

Over de seneste år har jeg lagt alt på Google Drive, så det hele er samlet ét sted. Jeg og mine kollegaer kan tilgå filerne fra mobil, tablet eller browser. Jeg skal ikke bekymre mig om backup – det klarer Google (og NSA) for mig. Derudover giver det nem adgang til at dele med andre.  Kombineret med den rette strukturering af data (filstruktur og navngivning, se forneden) gør det at vi i dag arbejder meget mere effektivt end vi gjorde for bare 2-3 år siden.

Filstrukturen på mit Google Drive

  • Personligt
  • Projekter (overordnet)
    • Projekt – Investering i xxxxx
    • Projekt – Investering i yyyyyy
    • Projekt – Optimering af exitpages
    • Projekt – Optimering af payment pages
    • Projekt – Udvikling af zzzzz
    • Projekt – Skifte fra Nordea til Nykredit
    • Projekt – Salg af Nordvestvej 24
    • Lukkede projekter
      • 2012 – Flycertifikat
      • 2013 – Etablering af terrasse på Nordvestvej
      • 2014 – 30 års fødselsdag i Amsterdam
      • 2014 – Fraflytning af Danmark
      • 2014 – RT81 Klubmesterskab
      • 2014 – Nordvestvej 24 forbedringer
      • 2014 – Salg af Bentley
      • 2014 – Tokyo besøg
      • osv…
    • osv…
  • Selskaber (aktive)
    • CM Network
        • Bogholderi
          • Forsikringer
          • Årsregnskaber
          • Selskabsdokumenter
          • Rodekasse
          • osv…
        • Get smarter
        • Mindekassen
          • 2011 – Reception på Skibbrogade
          • 2012 – DHL stafet
          • 2013 – Firmatur til Dubai
          • osv…
        • PR og marketing
          • Inspiration
          • Kampagner
          • Medieomtale
          • Pressemeddelelser
          • Rodekasse
        • Projekter
          • Projekt – Materiale til årsregnskab 2014
          • Projekt – Usability optimering af PointWorld
          • Projekt – Trackingpixels på rewards
          • Projekt – Salg af varelager
          • Projekt – Firmatur til Dubai 2014
          • Lukkede projekter
            • 2008 – Nye forhandlere til shoppen
            • 2008 – Redesign af PointShop
            • 2011 – Nyt kontor, Skibbrogade
            • 2011 – Rekrutteringsgrundlag (Oskar Film)
            • 2012 – Udvikling af CM Network identitet
            • 2012 – Aprilsnar på PointShop
            • 2013 – Julefrokost
            • 2013 – SEO push på pointuniverset
            • 2013 – Teambuildingtur til Mallorca
            • 2014 – Lancering af PointWorld
            • 2014 – Salg af overskydende inventar
            • 2014 – PointWorld explainer video
            • 2014 – Dagens donation på PointWorld
            • osv…
          • osv…
        • Rodekasse
        • Samarbejdspartnere
          • Firma A
          • Firma B
          • Firma C
          • osv…
      • CM Network (følsomt)
        • HR og løn
          • Nuværende
            • Medarbejder A
            • Medarbejder B
            • osv…
          • Tidligere
        • Projekter
        • Samarbejdspartnere
        • Rodekasse
      • Forbrugerpost
      • Forbrugerpost (følsomt)
      • Magnus Kjøller Ejendomme
      • Magnus Kjøller Vine
      • osv..
  • Selskaber (afsluttede)
    • Aalborg Pirates
    • Kejserens Klæder
    • osv…

 

Ovenstående er selvfølgelig simplificeret, på den måde at der findes flere selskaber, projekter etc. – men det giver et indblik i, hvordan vi har valgt at strukturere tingene. Nogle af mapperne og ideen bag kræver lidt ekstra beskrivelse:

Følsom-mapperne
Da alle de overordnede selskabsmapper er delt med samtlige medarbejdere i det pågældende selskab, er det ikke altid hensigtsmæssigt at have personfølsomme oplysninger mv. tilgængeligt for alle. Derfor har nogle af selskaberne en “følsom” mappe som netop indeholder HR, løn mm. Denne mappe bliver kun delt med personer, for hvem det har relevans for.

Projektmapper
I min verden er alting et projekt – og der er aktive projekter og lukkede projekter. Går jeg i gang med noget der ikke kan klares på forholdsvis kort tid, opretter jeg det som et projekt. Ved at arbejde med projektmapper opnår man hurtigt et overblik over alle igangværende projekter på tværs af selskaber. Ligeledes er det nemt at tilgå de tidligere projekter.

Jeg gør derfor meget ud af at lave et dokument med en konklusion/afsluttende ord på hvert projekt, fordi jeg ved, at jeg har det med at glemme. Jeg kan også finde på at bede om at lave en projektstatus, som bliver gemt i mappen sammen med andre relevante filer. Er der brug for at inddrage folk udenfor virksomheden (revisorer, advokater e.lig) i et projekt, er det super nemt at give adgang til udvalgte personer.

Mindekassen
Billeder, video mv. vedrørende et bestemt arrangement. For mig er det vigtigt at gemme den slags ting samt give nye medarbejdere mulighed for let og ligetil at se, hvad vi tidligere har foretaget os.

Samarbejdspartnere
Der er som regel en kæmpe kontaktflade til alverdens samarbejdspartnere i enhver virksomhed. Stort set alle dokumenter (kontrakter, aftaler, insertion orders etc. etc) har vi valgt at placere i en samarbejdspartner-mappe under den relevante samarbejdspartners navn. Det giver samtidig den fordel at man hurtigt får et overblik over, hvem man har samarbejde med samt man kan tilgå relevante filer. Vi forsøger at undgå at placere filer relateret til samarbejdspartnere udenfor deres egen mappe således det hele er samlet ét sted.

Rodekasse
Det er umuligt at finde den rette kasse til alle dokumenter og filer. Derfor bruger vi “Rodekasser” som placeres indenfor bestemte kategorier (fx. bogholderi, eller PR- og marketing), hvor alt der ikke lige passer ind bliver gemt i. Det gør det også mere let-spiseligt og “ikke farligt” for medarbejdere at have et sted at placere sine filer, hvis man er i tvivl om, hvor de helt eksakt skal ligge. Og når det kommer til stykket – er man i tvivl om, hvor en fil er placeret, fungerer Google Drive søgefunktion meget effektivt, da den både søger i filnavne og indhold af filer.

Get smarter
Her samler vi alle vores whitepapers, e-bøger og øvrigt materiale, der er relevant for medarbejdere i det pågældende selskab. Nye medarbejdere bliver altid sat til at gå “Get smarter” mappen igennem og læse vores whitepapers så er de automatisk up-to-date samtidig med, at mappens indhold fungerer som et opslagsværk for eksisterende medarbejdere. Eksempel: “Hvordan var det nu point udregningen fungerede? Áh, jeg kigger i Get Smarter-mappen og finder svaret”.

 

Navngivning af filer

En af mine kæpheste er korrekt navngivning af filer – og mange hader mig for det 😉

Forneden kan du se vores interne whitepaper for navngivning af dokumenter.

Whitepaper: Navngivning af filer

Det kræver noget ekstra energi, men fordelen ved at have det i et YYYY-MM-DD er, at når man sorterer alfabetisk, kommer de i kronologisk rækkefølge. Samtidig sikrer et mere forklarende filnavn også bedre matches i filsøgninger.

Så det er sådan, vi gør tingene. Jeg er altid på udkig efter måder at gøre tingene bedre på – så jeg vil meget gerne høre dine tanker, betragtninger og erfaringer til spørgsmålet… Hvordan håndterer du dine filer?

 

8 thoughts on “Sådan arbejder vi med filer (struktur, navngivning mv.)

  1. Lidt tørt emne ja, men som du selv siger, vigtigt at der er styr på sådan noget, og at man kan finde det man leder efter hurtigt og effektivt 🙂

    Jeg bruger datomærkning på nøjagtig samme måde som jer – YYYY-MM-DD – så er det altid i kronologisk rækkefølge. Jeg har dog opdelt mine mapper på en lidt anden måde.

    Jeg har opdelt alt i to hovedmapper – Aktivt og Arkiv. Alt åbent/aktivt, uanset hvilket firma, er i “Aktivt” mappen, og alle referencer, færdige projekter er i “Arkiv”. Arkivet er så delt op i selskaber og lignende undermapper som du har.

    Anyway, så har jeg et par spørgsmål:

    1. Er der nogen grund til i bruger Google Drive og ikke Dropbox? Jeg har brugt begge dele, men jeg synes klart Dropbox er mere stabilt og synkroniserer ALTID med det samme. Har haft lidt issues med at Google Drive ikke altid synkroniserer med det samme, nogle gang først efter 30-45 minutter.

    2. Hvad er ideen med den hovedmappe der du kalder “Projekter (overordnet)”? Der er jo også projektmapper under hvert selskab?

    1. Hej Kasper

      Årsagen til at vi bruger Google Drive er integrationen med Gmail o.lig. (vi kører Google Apps suiten) – så det hele er godt bundet sammen. Oven i det har vi muligheden for at flere brugere kan arbejde i samme dokument samtidig – særligt når det kommer til store spreadsheets mv. er det super praktisk. Ville ikke kunne leve uden det i dag, bruger det hver dag.

      Alle projekter der ikke relaterer sig til et bestemt firma (eller har privat karakter) smider jeg ind i “Projekter (overordnet)” mappen 🙂

  2. Om det er et tørt emne, afhænger af øjnene der ser.

    Jeg elsker det og bruger selv mit eget system flittigt.

    Udover projekter, bruger jeg mit system til tjeklister og skabeloner i min virksomhed.

    Det kan f.eks. være i forbindelse med et et nyt blogindlæg jeg har skrevet, hvor jeg har en tjekliste over steder, jeg skal promovere det og andre tiltag jeg skal lave for at få flere til at læse mine guldkorn.

    Skabelonerne kan være standard-emails jeg sender ud, så jeg slipper for at indtaste det samme igen og igen, hver gang jeg får den samme email.

    Det kan også være skabeloner til mine e-bøger, så når jeg har en ny idé til en e-bog, skal jeg blot åbne den relevante skabelon og gå i gang med at skrive. Jeg skal ikke starte fra bunden med en blank side hver gang. Denne skabelon kan bestå af titel, indholdsfortegnelse og standardafsnit (Biografi, links til mine andre produkter, blog etc.).

    Hele ovennævnte system kombineret med min kalender er guld værd for mig og gør det væsentligt lettere at drive virksomhed. Det giver både overblik, letter arbejdsgangen og gør at jeg slipper for at genopfinde den dybe tallerken gang på gang.

  3. Nogle gode og nyttige overvejelser du har gjort. Jeg synes mine aldrig mine filarkiveringssystemer har fungeret helt optimalt. Jeg kan godt lide din meget strukturerede tilgang til problemet. En af flere gode øsninger jeg kan bruge, fandt jeg i dit Whitepaper, hvor du skriver koden på købte pdf bøger i filnavnet. Dem skal jeg ellers altid søge efter, når jeg skal åbne dem.

    1. Har også selv bakset længe med at finde en optimal løsning – tror ikke den eksisterer som sådan, men man kan finde noget der er tæt på. I min optik er det at finde en gylden mellemvej mellem noget der ikke er alt for “overtænkt” og kompliceret og så helt uorganiseret. For os fungerer det ganske godt at holde tingene i nogle overordnede mapper samt projekt-mapper og ellers have de her “rodekasser” hvor alt andet ligger i. Google Drive er stærke på søge delen så man har ikke på samme måde som tidligere brug for at kunne finde sine filer udelukkende ved navigation.

  4. Rigtigt fin artikel 🙂
    Desværre har vi (og det har i også) den udfordring at personfølsomme data ikke må lagre i udlandet – og stort alle cloud løsninger er hostet på servere uden for Danmarks grænser.
    Det betyder reelt, at det i laver er ulovligt :/
    Men spørgsmålet er bare: hvad er alternativet? Er dyr dansk server plads, eller en USB-stick…?

    1. Issuet omkring personfølsomme data og udenlandsk hosting kan selvfølgelig spille ind. Dog ved jeg at der er spillere på markedet der tilbyder “egen sky” som man selv hoster. Jeg har ikke selv erfraring med det, men prøv at kig på noget som https://owncloud.org/ – det virker til måske at kunne gøre tricket?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Please type the characters of this captcha image in the input box

Please type the characters of this captcha image in the input box